蔡雷:工作太痛苦脑子不够用,我才创造了 Visual Case

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蔡雷:工作太痛苦脑子不够用,我才创造了 Visual Case

Visual Case 团队 2020年08月18日

Visual Case 团队 2020年08月18日

对于很多人来说,深圳是一个梦开始的地方。2015 年,我来到深圳与朋友合伙创业,这是一家 5 人的公司,以定制开发板、销售开发板为主,自己当时的感觉,就是一个充满激情的奋斗老青年。

一、工作中遇到最麻烦的事

兴奋总会被繁忙替代。

跟所有的小公司一样,作为创业者,不仅要担当管理者,还要参与研发、销售、甚至于运营等各项事务,每个人身兼数职是小公司常态,作为管理者或者老板,这是整个世界最为普遍的工作模式,没有人没有公司会例外。

小公司不可能切割的很彻底,我在那里的时候,主要负责研发,参与公司的运营,还有板子的生产环节,销售,以及售后,我们有项目甲方,还有把一些技术外包等内容,我有我的 Boss,有老客户新客户,还有很多不认识的人,对于我们这样的公司来说,每个人的职责、交流面非常多,身份比较多,业务内容也多,跟同事穿插的也多,很难说哪个东西你不负责,或你完全负责,很多事都要做,要跟踪,要穿插。

渐渐地问题来了:公司要求写工作日志,还有发生的什么都要记下来,保存在一个叫 its 的 web 日志系统中,这是一个要命的开始,因为its是一个平面数据存储系统,就算配上搜索,它的效率也很低。比如,当客户A打电话询问某个(随机的)技术问题,围绕客户A的一些数据,都在分散存储(或没有保存),至于说维修记录,问答记录,是凡围绕A的,或对某个事件有关系的,都是信息孤岛。像这样的事情,每天都在发生,每次都要重新组织,工作效率很低很低。

这种低效,并不是工作内容增加引起的,而是传统的数据管理方法无法应对“身兼数职、业务穿插”引起的注意力分散、记忆力衰减等脑力降低情况。

这是最麻烦的,随着时间增加,这个复杂度在也在增加,这其中还伴随着各种穿插和跟踪,也许它们之间都是有关系的,但我根本记不住,每次回头重建记忆相当耗时,有时还丢东西,会很烦躁,想死的心都有。

讲到这,大家应该发现了脑力降低的规律:身兼数职,业务穿插,注意力分散,以及信息孤岛。

缺乏管理的,永远是问题,因为你把问题当成了一个孤立存在的信息,而实际上,发生的很多事,随机产生的信息,都跟这个问题有关,只是我们没有管理它们之间的关系和进展状态。

解决问题,似乎成为了管理者每天的使命,作为管理人员心里要清楚,业务之间的、每个问题的总体状态、细节和关系等,都是我们要掌握的。

那你靠什么掌握呢?

二、一个完全合身的“假想工作系统”

大多数时候,我需要管理的不是数据,而是数据关系和事态进展。即便你保存数据并研究它,也是从数据上收益关系和事态进展,从而做出决策。

因为长时间在电脑前工作,我就想,有这么一些功能,是我一定需要的:

  • 收集有必要的碎片信息、临时信息、关键信息,以及问题(基本需要
  • 问题应该独立管理,并能与数据建立关系(问题不是孤立存在的信息
  • 信息之间能够建立联系、关系(立体化保存数据,防止信息孤岛
  • 信息能够设定进度或状态(观察、识别细节情况
  • 在一条或几条关系线路上,有一种综合可识别的进度或状态(观察、识别全局情况
  • 如果我想,每个信息我都可以以它为中心,立刻梳理出内容(快速回忆,记忆增强
  • 这个系统必须是工作系统,不是图片或某种文件的制作系统(比如是OneNote而不是PPT
  • 有搜索(一个必要功能
  • 不要云,文件能够独立拷走(工作需要,担心泄密
  • 能把我的整条思路、整条进度跟踪分享给我的Boss(他能够用梳理功能,观察到全局情况,加速理解与决策

这样一个假想出来的、看似杂乱无章,实则千丝万缕都有其关系的系统,就是贴合管理人员日常的工作系统,在总体数据保持不增量的情况下,数据关系网,问题网,事态网构成了一个以数据节点为基础的、具备全局视野的、高效可控的立体数据系统。

于是我寻找这种软件,非常遗憾,没有找到,最后 Boss 拿了台 surface 给我,让我试试 OneNote。

三、OneNote 仍然是平面化的数据管理系统

实际使用发现,OneNote 倾向管理杂乱无章的数据,但它是以文字处理编辑为基础,配上目录分类管理的传统型办公软件,总体说来,OneNote 仍然是平面化的数据管理系统,不是我所要的“问题数据关系”工作系统。

两周之后我就没有再用它了,OneNote 跟我公司用的its没有太大的本质差异,区别仅在于它是本地化的软件,所以 OneNote 还是不符合我的需要。很多业务看着上云了,电子化了,但实际上只是数据的电子化存储,基本需要还是没能解决掉。

当作为管理人员长期工作的时候,你会明白这样一个基本事实:通用办公软件能够帮你制作满意的文档,项目管理系统是给工程师设计的,而云系统一般只能保存数据,没有哪个能真正解决管理人员脑力降低的问题。

我们是小公司,除了我之外的管理人员,也都需要一个容易部署的,甚至于说不用专业技能就能掌握的工作系统,说心里话,把办公软件的功能去掉都是可以的,没用的功能越少越好,因为大多数管理人员并不是IT专业出身,不懂得、也没时间去学那么多的技能型知识。

于是我有了一个设计工作用的、能够独立管理问题、数据关系软件的想法,后来我和 Boss 谈了一下,他觉得不错,我们讨论了用多久能拿出雏形,我说需要 80 个小时,Boss 说太久,这个念头就搁置了。

技术出身给我带来不少乐观主义。现在看来,80 个小时是肯定不够的,从 idea 到五次迭代,之后陪上了 8000 个小时。

四、产品经理应该活在用户的痛苦中

作为一名管理人员,我自己就是用户;我的苦恼,即是管理人员的苦恼。长期以来,作为管理人员、执行人员,我有四个痛苦的地方:

  1. 把问题当成了一个孤立存在的信息
  2. 无法快速梳理出任何问题的细节
  3. 无法管理数据关系和事态进展
  4. 无法高效组织记忆

把我的苦恼放大到全局,就是 5600 万个中小微企业中管理人员共同的苦恼,我们同样都面临着这四个大问题,老板和管理人员同时要面对多项重要事务,解决问题,所以他们需要一个由老板(管理人员)设计的系统,而不是程序员设计的系统。

Ben Horowitz 在《创业维艰》里说过:我需要的是信息和数据,CEO 的任务就是不断的解决问题。

需要信息,首先要管理数据关系和事态;

解决问题,首先要管理问题,不能当它是孤立的存在。

小公司更需要把问题管理明白,需要把数据关系管理明白,我所理解的,这是一个卓越的前提。

五、“假想工作系统”变身Visual Case

这世上最难的,莫过于我们都要从实践中获取真知。从管理人员到创业公司 CEO,在经历了 3 年半的时光后,我终于把 Visual Case 变成了当年在深圳创业时想要的样子,不是 80 个小时,而是超过 8000 个小时,五次迭代。

我是喜欢做减法的人,云功能,及不少通用的功能,都被我毅然地砍掉了,我也不知道当时为啥要加这些,“功能对标”可能是技术视野里没有进化完成的小尾巴!现在的想法是,功能不要多,解决四大困扰,就是管理人员最需要的。

Visual Case 的工作流程,源自中小微企业管理人员的实际需要,没有一丁点多余的肥肉,这是我一直觉得很幸运的地方;接下来就是不断的优化改进,提高这个垂直领域的深度,对于我们的用户来说,大家不仅需要 Visual Case,未来还需要更方便、更智能的 Visual Case 适配产品,来满足工作需要。

后来我们想了几个中文名,从问题管理软件,到问题收纳盒,感觉都不合适,回到最初看,既然是解决了脑力降低的问题,那索性就叫脑力增强器,直截了当,而且整个结构看上去,双向关联的多维数据,就像是个大脑,也足够贴切。

就是现在的 Visual Case 脑力增强器。

六、在身兼数职与业务穿插之间架设桥梁

软件产品的原始阶段研发,只占用很少一段部分时间,大多数精力都是在持续改进、维护,以及运营、市场的工作。目前来说 Visual Case 已经是一个相对完整的解决方案,它告诉管理人员数据掌控的正确方向,在身兼数职与业务穿插之间架设桥梁,你看它简单,数据杂乱无章,但它比目前的任何产品都有效,都容易使用。

Visual Case 是给管理人员设计的“问题及数据关系”系统,它是一个明确起点,但仍有很多东西等待去改进。

希望看到更多的企业发展壮大,Visual Case 将与我们的用户一并成长,为他们添砖加瓦,助力同行。

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